A Dokumentum Jóváhagyó Rendszer (továbbiakban DJR) a maga nemében egyedülálló, nagyvállalati informatikai rendszer, mely az elektronikus dokumentumok szerkesztési, véleményezési, jóváhagyási, elektronikus aláírási folyamatait egyszerűen és felhasználóbarát módon teszi elérhetővé a felhasználók számára.

A DJR elektronikus aláírás funkciója közvetlenül a jóváhagyási folyamatba integrálva érhető el, magát az aláírási folyamatot minősített bizalmi szolgáltató hitelesítő megoldása – minősített központi hitelesítő rendszer, minősített tanúsítványok, időbélyegzés – támogatja. A DJR-ben aláírt dokumentumokra így minősített elektronikus aláírás kerül, mely a teljes Európai Unióban a kézzel írt aláírással egyenértékű, Magyarországon pedig teljes bizonyító erejű joghatással rendelkezik.

A DJR az elektronikus aláírási technológiát egy könnyen, rutinszerűen használható eszközként teszi elérhetővé a felhasználók számára. Nagyvállalati környezetbe, folyamatokba integrálható központi szolgáltatást testesít meg, amely kiváltja a hagyományos (papír+toll), e-mail vagy egyéb „manuális vezérlésű” dokumentum jóváhagyási, köröztetési és aláírási folyamatokat. A felhasználói felületen saját kezűleg indított aláírási folyamatok kezelése mellett – a kommunikációra kialakított interfésznek köszönhetően – a DJR lehetőséget biztosít az egyéb rendszerekkel történő integráció kialakítására is.

A folyamatok résztvevői a DJR segítségével egy egyszerű és letisztult webes felületen kezelhetik az aláírási és véleményezési feladataikat. A DJR-ben aláírt dokumentumok – a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók számára – a rendszer lekérdező felületével bármikor visszakereshetők.

A DJR segítségével a folyamatok digitalizálásának utolsó építőeleme is a helyére kerül, használatával az adott vállalati folyamatban keletkező elektronikus dokumentumot már annak aláírása végett sem kell kinyomtatni, a joghatással rendelkező elektronikus aláírás integrálásával a vállalati folyamat az elejétől a végéig teljes egészében digitalizálttá válik.

Az IDMS egy robusztus, moduláris dokumentumkezelő termékcsalád. A következő modulokat foglalja magába:

• Dokumentum tároló modul: A dokumentumok strukturált tárolását teszi lehetővé. A funkcionalitása címszavakban: verziókezelés, ugyanazon dokumentum több formátumban (pl. Word + PDF), több-kötetes dokumentumok, check-out / check-in, MS Office integráció, testreszabható attribútumok, mapparendszer, nagy fájlok (akár videók) támogatása
• Dokumentum jóváhagyó modul: A dokumentumok szerkesztési – véleményezési – jóváhagyási / aláírási folyamatát támogatja. Tetszőleges munkafolyamat kialakítható (akár több szerkesztő / ellenőrző / jóváhagyó).
• Dokumentum osztó modul: Bizonyos iparági minőségügyi szabványok előírják, hogy a vállalat dolgozói kontrollált módon kapjanak meg meghatározott típusú dokumentumokat (pl. SOP-kat, munkautasításokat), verziókezelt módon. Ez a modul a dokumentumok (és azok verzióinak) ellenőrzött kiosztását és visszahívását támogatja, osztólisták szoftveres kezelésével.

A modulok önállóan is telepíthetők, vagy egyedi igényekre szabott megoldás kiindulópontjaként is használhatók.

Az IDMS rendszer licencköltsége lényegesen kedvezőbb az elterjedt nagyvállalati dokumentumkezelő rendszerek (pl. Documentum, FileNet) licenc-költségéhez képest.

A Dokumentum Felülhitelesítő Rendszer (DFHR) az elektronikusan aláírt dokumentumok vállalaton belüli hosszú távú megőrzését támogatja. A megoldás az elektronikus dokumentumok hitelességének ellenőrzését, az elektronikus aláírások érvényességének fenntartását (felülhitelesítés) biztosítja, mely a dokumentumok ismétlődő időbélyegzésével történik.

A DFHR minden egyes dokumentumhoz kapcsolódóan megállapítja és tárolja az abban szereplő időbélyegek (vagy elektronikus aláírások) érvényességi idejét. Ez alapján automatikusan, optimalizált módon folyamatosan végzi a dokumentumok felülhitelesítését.

A DFHR mindazon dokumentumkezelő rendszerekkel képes integrálódni, amelyek elektronikusan aláírt dokumentumokat tárolnak (pl. FileNet, Idya DJR, iratkezelő rendszerek stb.). Ennek köszönhetően centralizáltan menedzselhető a felülhitelesítési eljárás.

A megoldás egy központi dashboard felületen mutatja a felülhitelesítési eljárással kapcsolatos adatokat, mint pl. a következő időszakban esedékes felülhitelesítések számát - így kalkulálhatók lesznek az ezzel járó tranzakciós költségek.